En Español (Spanish Version)

VIRGINIA HOSPITAL CENTER
ARLINGTON HEALTH SYSTEM
NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

Effective Date: September 23, 2013

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION

The confidentiality of your health information is very important to us. Each time you visit a hospital, physician, or other healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, a plan for future care or treatment, and billing-related information. This notice applies to all of the records of your care generated by and as part of the care furnished to you in a Virginia Hospital Center Arlington Health System facility or through a Virginia Hospital Center Arlington Health System service, whether made by Virginia Hospital Center Arlington Health System personnel, agents of Virginia Hospital Center Arlington Health System and its affiliated facilities including hospitals, clinics and other health care providers that Virginia Hospital Center Arlington Health System operates, as well as any health care facility or physician practice now or in the future controlled by or under common control by Virginia Hospital Center Arlington Health System, or by your personal physician. Your personal physician may have different policies or notices regarding the physician’s use and disclosure of your medical information created in the physician’s office or clinic.

Our Responsibilities

This notice will tell you about the ways in which we may use and disclose health information about you. We also describe your rights and certain obligations we have regarding the use and disclosure of health information. We are required by law to:
• Make sure that health information that identifies you is kept private.
• Give you this notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information about you.
• Follow the terms of the notice that is currently in effect.

Contact Information

After reviewing this notice, if you need further information or want to contact us for any reason regarding the handling of your health information, please direct any communications to the following contact person:

Privacy Official
Health Information Department
Virginia Hospital Center
1701 N. George Mason Drive
Arlington, VA 22205

Phone: 703.558.6116
Toll Free: 855.816.2446

Organized Health Care Arrangement

Virginia Hospital Center Arlington Health System’s facilities, including but not limited to Virginia Hospital Center, deliver care in clinically integrated settings in which individuals typically receive care from more than one health care provider including Virginia Hospital Center Arlington Health System’s workforce, physicians and allied health practitioners who are in private practice and have clinical privileges at Virginia Hospital Center, hospital-based physician groups such as anesthesia, radiology, pathology and emergency medicine, department chairs and medical directors. These are all part of Virginia Hospital Center Arlington Health System’s organized health care arrangement and are presenting you this document as a joint notice. Information will be shared as necessary to carry out treatment, payment, and health care operations. Physicians and caregivers may have access to protected health information in their offices to assist in reviewing past treatment as it may affect current and future care that we provide to you. Neither this joint notice nor participation in an organized health care arrangement create an employer-employee relationship between Virginia Hospital Center Arlington Health System and a medical staff member where none otherwise exists.

How We May Use and Disclose Health Information About You

The following categories describe different ways that we use and disclose health information.

For Treatment: We may use health information about you to provide you with medical treatment or services. We may disclose health information about you to physicians, nurses, technicians, medical students, or other facility personnel who are involved in taking care of you at the facility. For example: a physician treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes, because diabetes may slow the healing process. Different departments of the Virginia Hospital Center Arlington Health System facility also may share health information about you in order to coordinate the different things you may need, such as prescriptions, lab work, and x-rays. In addition, we may disclose your health information from time-to-time to another physician or health care provider (e.g., a specialist or laboratory) who, at the request of your physician, becomes involved in your care by providing assistance with your health care diagnosis or treatment to your physician. We also may provide your physician or a subsequent healthcare provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you are discharged from a Virginia Hospital Center Arlington Health System facility.

For Payment: We may use and disclose health information about your treatment and services to bill and collect payment from you, your insurance company, or a third party payer. This may include certain activities that your health insurance plan may undertake before it approves or pays for health care services we recommend for you such as; making a determination of eligibility or coverage for insurance benefits, reviewing services provide to you for medical necessity, and undertaking utilization review activities. For example, we may need to give your health information about a surgery you received at the hospital, so your health plan will pay us or reimburse you for the surgery. We may also tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the treatment. We may also provide your physician or other medical personnel involved in taking care of you at Virginia Hospital Center Arlington Health System facility or their billing agents with information so they can send bills to your insurance company or to you.

For Health Care Operations: We may use and disclose health information about you for our health care operations purposes. These uses and disclosures help us run our facilities and to make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use health information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also combine health information about many patients to decide to evaluate the need for new services or treatment. We may also disclose information to physicians, nurses, technicians, medical students, and other Virginia Hospital Center Arlington Health System facility personnel for review and educational purposes. We may also combine the health information we have with that of other hospitals for comparisons that will help us make decisions on improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information to protect your privacy.

Business Associates: There are some services provided in our organization through contracts with business associates. For example, certain laboratory tests may be sent out for processing, and a copy service is used to make copies of your health record. When services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job that we have asked them to do for us. To protect your health information, however, we share with our business associates only the minimum amount of information necessary for them to assist us, and require them to safeguard the information we do share according to contractual agreement.

Hospital Directory: We may include certain limited information about you in the Virginia Hospital Center directory while you are a patient at Virginia Hospital Center. This information may include your name, location in Virginia Hospital Center, your general condition (e.g. fair, stable, etc.), and your religious affiliation. The directory information, except for your religious affiliation, may also be released to people who ask for you by name. Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, even if they don’t ask for you by name. This is so your family, friends and clergy can visit you in Virginia Hospital Center and generally know how you are doing. If you do not want to be included in the facility directory, you will need to notify the admission staff at the time of each admission. If emergency circumstances prevent us from asking you about the directory, we will use our professional judgment to determine what is in your best interest until there is a reasonable opportunity for you to object.

For Contacting you about Services: We may use your health information to contact you to:
• Give a reminder that you have an appointment for treatment or medical care at a Virginia Hospital Center Arlington Health System facility.
• Tell you about possible treatment alternatives
• Tell you about health-related benefits or services
• Assess your satisfaction with our services
• As part of our fundraising efforts, we may use, or disclose to a business associate or institutionally-related foundation, certain health information about you, such as your name, address, phone number, e-mail information, dates you received treatment or services, treating physician, outcome information, and department of service (for example cardiology or orthopedics), so that we or they may contact you to raise money on our behalf. The money raised will be used to expand and improve the services and programs we provide the community. You are free to opt out of fundraising solicitation, and your decision will have no impact on your treatment or payment for services. Any fundraising materials that you may receive will tell you how you can opt out of receiving any further fundraising communications from us. Please note that we will promptly process your request to be removed from our fundraising list, and we will honor your request unless we have already sent a communication prior to receiving notice of your election to opt out.

Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care: We may release health information about you to your personal representative or a designated family member who is involved in your medical care. We may also give information to someone who helps pay for your care. In addition, we may disclose health information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status and location. We may require your written permission to release such information, however, if you are incapacitated or otherwise unavailable, we will use our professional judgment to determine whether to make any such disclosure.

Research: Under certain circumstances, we may disclose your health information for research consistent with our legal obligations, for example, when an institutional review board has reviewed the research proposal, established protocols to ensure the privacy of your health information, and approved the research.

As Required or Authorized by Law: We may disclose health information about you when required or authorized by law to do so to the following types of entities, including but not limited to:

• The Food and Drug Administration (FDA), or an entity regulated by the FDA, to report an adverse event or a potential defect related to a drug or medical device.
• Public Health or Legal Authorities (such as Child Protective Services, Human Rights Advocate/Board, Mental Health Advocate/Board) to:

- Prevent or control disease, injury or disability;
- Report births and deaths;
- Report suspected abuse, neglect, or domestic violence;
- Report reactions to medications or problems with products;
- Notify people of recalls of products they may be using;
- Notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition.

• Correctional Institutions
• Workers Compensation Agents
• Organ and Tissue Donation Organizations
• Military Command Authorities
• Health Data Registries including Tumor and Trauma Registries
• Funeral Directors, Coroners and Medical Directors
• National Security and Intelligence Agencies
• Protective Services for the President and Others

Health Oversight Activities: We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Lawsuits and Disputes: We may disclose health information about you in response to a court or administrative order. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process, but only if like notice has been given to you or your attorney in accordance with applicable law.

Law Enforcement: We may release certain health information to law enforcement authorities for law enforcement purposes, such as:
• As required by law, including reporting certain wounds and physical injuries;
• A court order; subpoena, warrant, summons or similar process;
• A need to identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person;
• A need for information about the victim of a crime, if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s agreement;
• A death we believe may be the result of criminal conduct;
• Investigation of criminal conduct at the facility;
• In emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.

To Avert a Serious Threat To Health or Safety: We may use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious threat to the health and safety of the public, to you, or to another person. Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent the threat.

Minors: If you are an unemancipated minor under Virginia law, there may be circumstances in which we disclose health information about you to a parent, guardian, or other person acting in loco parentis, in accordance with our legal responsibilities.

Parents: If you are a parent of an unemancipated minor, and are acting as the minor’s personal representative, we may disclose health information about your child to you under certain circumstances. For example, if we are legally required to obtain your consent as your child’s personal representative in order for your child to receive care from us, we may disclose health information about your child to you. In some circumstances, we may not disclose health information about an unemancipated minor to you. For example, if your child is legally authorized to consent to treatment (without separate consent from you), consents to such treatment, and does not request that you be treated as his or her personal representative, we may not disclose health information about your child to you without your child’s written authorization.

Deceased Individuals. Following your death, we may disclose health information to a coroner or to a medical examiner as necessary for them to carry out their duties and to funeral directors as authorized by law. In addition, following your death, we may disclose health information to a personal representative (for example, the executor of your estate), and unless you have expressed a contrary preference, we may also release your health information to a family member or other person who acted as a personal representative or was involved in your care or payment for care before your death, if the health information is relevant to such person’s involvement in your care or payment for care. We are required to apply safeguards to protect your health information for 50 years following your death.

Incidental Uses and Disclosures. There are certain incidental uses or disclosures of your information that occur while we are providing service to you or conducting our business. For example, after surgery the nurse or physician may need to use your name to identify family members that may be waiting for you in a waiting area. Other individuals waiting in the same area may hear your name called. We will make reasonable efforts to limit these incidental uses and disclosures.

Health Information Exchange. We participate in one or more electronic health information exchanges, which permits us to exchange health information about you with other participating providers (for example, physicians and hospitals) and their business associates. For example, we may permit a physician providing care to you to access our records in order to have current information with which to treat you. In all cases, the requesting provider must verify that they have or have had a treatment relationship with you, and, if required by law, we will ask the provider to obtain your consent before accessing your health information through the health information exchange. Participation in a health information exchange also lets us access health information from other participating providers and health plans for our treatment, payment and health care operations purposes. We may in the future allow other parties, for example, public health departments, that participate in the health information exchange, to access your protected health information for their limited uses in compliance with federal and state privacy laws, such as to conduct public health activities.

Your Health Information Rights

Although your health record is the physical property of the Virginia Hospital Center Arlington Health System facility, you have the following rights regarding the health information we maintain about you:

Right to Inspect and Copy: You have the right to inspect and copy health information we maintain about you that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes medical and billing records, but does not include psychotherapy notes. If we maintain the information electronically and you ask for an electronic copy, we will provide the information to you in the form and format you requested, assuming it is readily producible. If we cannot readily produce the record in the form and format you request, we will produce it another readable electronic form we agree to. We may charge a cost-based fee for producing copies, including the cost of retrieving, copying, mailing, and use of supplies associated with your request. We may deny your request to inspect and copy in certain, very limited circumstances. If you are denied access to medical information, you may request that the denial be reviewed. Another licensed health care professional, chosen by Virginia Hospital Center Arlington Health System, will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request. We will comply with the outcome of the review.

Right to Amend: If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for the Virginia Hospital Center Arlington Health System facility. You must provide a reason for your request. We may deny your request for an amendment. If this occurs, you will be notified in writing of the reason for the denial, and of your right to submit a statement (of reasonable length) disagreeing with the decision, which will be added to your records.

Right to An Accounting of Disclosures: You have the right to request an accounting of disclosures of your health information. This is a list of the disclosures we made of health information about you. The accounting will not include certain disclosures, such as those made for treatment, payment, or health care operations and certain other types of disclosures, for example, as part of a facility directory or disclosures in accordance with your authorization. We will provide you the accounting free of charge, however if you request more than one accounting in any 12 month period, we may impose a reasonable, cost-based fee for any subsequent request. Your request should indicate the period of time in which you are interested (for example, “from May 1, 2003 to June 1, 2003”). We will be unable to provide you an accounting for any disclosures made before April 14, 2003, or for a period of longer than 6 years. Requests must be in writing. You may contact the Privacy Official to obtain a form to request an accounting of disclosures.

Right to Request Restrictions: You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations or to persons involved in your care or payment for your care. We are not required to agree to your request, with one exception explained in the next paragraph, but we will let you know whether we have agreed to your request.
We are required to agree to your request that we not disclose certain health information to your health plan for payment or health care operations purposes if (1) you pay out-of-pocket in full for all expenses related to that service either at the time of service or within timeframes specified by our written policies and (2) the disclosure is not otherwise required by law. Such a restriction will only apply to records that relate solely to the service for which you have paid in full. If we later receive an authorization from you dated after the date of your requested restriction which authorizes us to disclose all of your records to your health plan, we will assume you have withdrawn your request for restriction.
You must make a separate request to each covered entity from whom you will receive services that are involved in your request for any type of restriction, including physicians and allied health practitioners who are in private practice and have clinical privileges at Virginia Hospital Center, hospital-based physician groups such as anesthesia, radiology, pathology and emergency medicine. Contact the Privacy Official if you have questions regarding which providers will be involved in your care.

Right to Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. We will agree to the request to the extent that it is reasonable for us to do so. For example, you can ask that we use an alternative address for billing purposes.

Notice in the Case of Breach. You have the right to receive notice of an access, acquisition, use or disclosure of your health information that is not permitted by HIPAA, if such access, acquisition, use or disclosure compromises the security or privacy of your Protected Health Information (we refer to this as a breach). We will provide such notice to you without unreasonable delay but in no case later than 60 days after we discover the breach.

Right to a Paper Copy of This Notice: You have the right to a paper copy of this notice. You may ask us to give you a copy of this notice at any time. Even if you have agreed to receive this notice electronically, you are still entitled to paper copy of this notice.

You may obtain a copy of this notice at our website: www.virginiahospitalcenter.com

To exercise any of your rights, please obtain the required forms from the Privacy Official and submit your request in writing.

CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to change this notice. We reserve the right to make the revised or changed notice effective for medical information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current notice on our website at www.virginiahospitalcenter.com. The effective date will be on the first page of the notice. In addition, each time you register or are admitted for treatment or health care services as an inpatient or outpatient, we will offer you a copy of the current notice in effect.

COMPLAINTS

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the Virginia Hospital Center Arlington Health System Privacy Official (contact information appears on page 1 of this Notice), or with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. All complaints to Virginia Hospital Center Arlington Health System must be submitted in writing.

You will not be penalized for filing a complaint.

USES AND DISCLOSURES REQUIRING YOUR AUTHORIZATION.
There are many uses and disclosures we will make only with your written authorization. These include:

Uses and Disclosures Not Described Above. We will obtain your authorization for uses and disclosures of your health information that are not described in the notice above.

Psychotherapy Note. These are notes made by a mental health professional documenting conversations during private counseling sessions or in joint or group therapy. Many uses or disclosures of psychotherapy notes require your authorization.

Marketing. We will not use or disclose your protected health information for marketing purposes without your authorization. Moreover, if we will receive any financial remuneration from a third party in connection with marketing, we will tell you that in the authorization form.

Sale. We will not sell your protected health information to third parties without your authorization. Any such authorization will state that we will receive remuneration in the transaction.

If you provide authorization for the disclosure of your health information, you may revoke it at any time by giving us notice in accordance with our authorization policy and the instructions in our authorization form. Your revocation will not be effective for uses and disclosures made in reliance on your prior authorization.

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VIRGINIA HOSPITAL CENTER
ARLINGTON HEALTH SYSTEM
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Fecha de vigencia: 23 de septiembre 2013

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE CÓMO PUEDE SER ACCEDIDA Y UTILIZADA SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN

La confidencialidad de su información de salud es muy importante para nosotros . Cada vez que usted visita un hospital, médico u otro profesional de la salud, se hace un registro de su visita. Típicamente, este registro contiene sus síntomas, resultados de exámenes y pruebas, diagnósticos, tratamientos, un plan para atención o tratamiento futuros e información relacionada con la facturación. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por y como parte de la atención proporcionada a usted en las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” o por medio del servicio del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” (Centro Hospitalario de Virginia, Sistema de Salud de Arlington), ya sea por el personal del sistema del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”, los agentes del “Virginia Hospital Center Arlington System Health” y sus instalaciones asociadas, incluidos los hospitales, clínicas y otros proveedores de atención médica que el “Virginia Hospital Center Arlington System Health” opera, así como cualquier otro centro de atención médica o de la práctica médica, ahora o en el futuro controlados por o bajo el nombre del “Virginia Hospital Center Arlington System Health”, o por su médico personal. Su médico personal puede tener diferentes políticas o avisos respecto al uso y divulgación de su información médica creada en el consultorio o la clínica del médico.

Nuestras Responsabilidades

Este aviso le avisará sobre las maneras en que podemos usar y divulgar la información sobre su salud . También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y divulgación de información de salud. Estamos obligados por ley a:

• Asegurarnos de que la información médica que lo identifica se mantenga privada.
• Darle este aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad respecto a la información sobre su salud.
• Cumplir con los términos del aviso que está actualmente en vigor.

Información de Contacto

Después de revisar este aviso, si necesita más información o desea comunicarse con nosotros por cualquier razón en cuanto al manejo de su información de salud, por favor dirigir cualquier comunicación a la siguiente persona de contacto:


Oficial de Privacidad
Departamento de Información de Salud
Virginia Hospital Center
1701 N. George Mason Drive
Arlington, VA 22205

Teléfono: 703.558.6116
Línea Gratuita: 855.816.2446

Arreglos del Convenio Del cuidado de salud

Las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”, incluyendo pero no limitando al “Virginia Hospital Center” brinda atención en situaciones clínicamente integradas en el que las personas normalmente reciben atención de más de un proveedor de servicios de salud, incluida la mano de obra del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”, los médicos y los profesionales de la salud afines que están en la práctica privada y tienen privilegios clínicos en el “Virginia hospital Center”, grupos de médicos hospitalarios , tales como anestesia, radiología, patología y medicina de emergencia, jefes de departamento y los directores médicos. Todos ellos forman parte de los arreglos del convenio del cuidado de la salud del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” que le presentan este documento como una notificación conjunta. La información se compartirá conforme sea necesario para realizar un tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Los médicos y los cuidadores pueden tener acceso a información médica protegida en sus consultorios para revisar tratamientos previos ya que esto puede afectar la atención actual y futura que le proporcionamos. Ni la presente notificación conjunto, ni la participación en un arreglo del convenio del cuidado de salud médico crean una relación de empleador-empleado entre “Virginia Hospital Center Arlington Health System” y un miembro del personal médico, la cual relación no existe de ninguna manera.

Cómo podemos usar y divulgar información sobre su salud

Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que podemos usar y divulgar información de salud.

Para tratamiento: Podemos usar información médica sobre usted para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podemos divulgar información sobre su salud a los médicos , enfermeras , técnicos, estudiantes de medicina u otro personal de la institución involucrados en su cuidado en las instalaciones. Por ejemplo : un médico que lo esté tratando por una pierna rota puede necesitar saber si usted tiene diabetes, porque la diabetes puede retrasar el proceso de curación. Los diferentes departamentos de las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” también pueden compartir información médica sobre usted con el fin de coordinar los diferentes servicios que usted necesita, como recetas, análisis de laboratorio y radiografías. Además, podemos divulgar su información de salud de vez en cuando a otro médico o profesional de salud (por ejemplo, un especialista o laboratorio) quien, a pedido de su médico, se vea envuelto en su cuidado, proporcionando asistencia con su diagnóstico de salud cuidado o tratamiento con su médico . También podemos proporcionar a su médico o a un subsiguiente profesional de atención médica con copias de varios informes que puedan ayudarle a tratarlo una vez que sea dado de alta de las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”.

Para pagos: Podemos usar y divulgar información médica sobre su tratamiento y servicios para facturarle, cobrarle a usted, su compañía de seguros o un tercero pagador. Esto puede incluir ciertas actividades que su plan de seguro médico puede ser responsable antes de aprobar o pagar por servicios de salud que le recomendemos, tales como: hacer una determinación de elegibilidad o cobertura de seguro, revisar los servicios proporcionados a usted por necesidad médica, y el compromiso de revisión de actividades utilizadas. Por ejemplo, es posible que tengamos que dar su información de salud acerca de una cirugía que usted recibió en el hospital, para que su plan de salud nos pague o le reembolse a usted por la cirugía. También podemos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que usted va a recibir para obtener aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento. También podemos proporcionar a su médico u otro personal médico involucrado en su cuidado en las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” o sus agentes de facturación con la información para que puedan enviar las facturas a su compañía de seguros o a usted.

Para operaciones de atención médica: Podemos usar y divulgar información sobre su salud para nuestras operaciones de atención de salud. Estos usos y divulgaciones ayudan a manejar nuestras instalaciones y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban atención de calidad. Por ejemplo , podemos usar información médica para revisar nuestro tratamiento y servicios y evaluar el desempeño de nuestro personal hacia su cuidado. También podemos combinar la información médica de varios pacientes para decidir evaluar la necesidad de nuevos servicios o tratamientos. También podemos divulgar información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otro personal de las instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System” para la revisión y con fines educativos. También podemos combinar la información médica que tenemos con la de otros hospitales para hacer comparaciones que podrían ayudar a tomar mejores decisiones en las mejoras. Podemos quitar información que lo identifique de este conjunto de información de salud para proteger su privacidad.

Asociados comerciales: Hay algunos servicios proporcionados en nuestra organización a través de contratos con socios comerciales. Por ejemplo, ciertas pruebas de laboratorio pueden ser enviadas para su procesamiento, se hacen copias de su expediente médico. Cuando se contratan servicios, podemos divulgar su información médica a nuestros colaboradores para que ellos puedan realizar el trabajo que nosotros les hemos pedido. Para proteger su información de salud, sin embargo, nosotros compartimos con nuestros socios de negocios la información mínima necesaria para que nos ayuden, y les pedimos proteger la información compartida según el acuerdo contractual.

Directorio del Hospital: Podemos incluir cierta información limitada sobre usted en el directorio del “Virginia Hospital Center”, mientras usted sea un paciente en el “Virginia Hospital Center”. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en el “Virginia Hospital Center”, su condición general (por ejemplo: regular, estable, etc.), y su afiliación religiosa. La información del directorio, excepto su afiliación religiosa, puede ser divulgada a personas que pregunten por usted por su nombre. Su afiliación religiosa puede ser dada a un miembro del clero, aún si no le pregunten por nombre. Esto es para que su familia, amigos y el clero puedan visitarlo en el “Virginia Hospital Center” y en general sepan como está. Si no desea ser incluido en el directorio de la institución, tendrá que notificar al personal de admisión en el momento de cada entrada. Si las circunstancias de emergencia nos impiden preguntarle sobre el directorio, usaremos nuestro criterio profesional para determinar qué es lo mejor para usted hasta que haya una oportunidad razonable para que usted se oponga .

Para comunicarnos con usted acerca de los servicios: Podríamos usar su información de salud para comunicarnos con usted:
• Dar un recordatorio de que usted tiene una cita para tratamiento o atención médica en las
instalaciones del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”
• Informarle sobre las posibles alternativas de tratamiento
• informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud
• Evalúe su satisfacción con nuestros servicios

• Como parte de nuestros esfuerzos de recaudación de fondos, podemos utilizar o divulgar a un socio de negocios o una fundación relacionada institucionalmente, cierta información acerca de usted, tal como su nombre, dirección, número de teléfono, información de correo electrónico, fechas en que recibió tratamiento o servicios, tratamiento médico, información sobre los resultados, y el departamento de servicios (por ejemplo, cardiología o traumatología ), por lo que o bien pueden comunicarse con usted para recaudar fondos a nuestro nombre. El dinero recaudado se utilizará para ampliar y mejorar los servicios y programas que ofrecemos a la comunidad. Usted es libre de optar por no participar en la recaudación de fondos, y su decisión no tendrá ningún impacto sobre su tratamiento o pago de servicios. Todos los materiales de recaudación de fondos que pueda recibir le dirán cómo usted puede optar por no recibir ninguna comunicación de recaudación de fondos de nosotros. Tenga en cuenta que vamos a procesar rápidamente su solicitud para ser removido de nuestra lista de recaudación de fondos, y vamos a cumplir con su solicitud a menos que ya hayamos enviado una comunicación antes de recibir el aviso de su elección de no participar.

Los individuos involucrados en su cuidado o pago de su atención: Podemos divulgar información médica acerca de usted a su representante personal o familiar designado que esté involucrado en su atención médica. También podemos dar información a alguien que ayude a pagar su atención. Además, podemos divulgar información sobre su salud a una entidad asistiendo en un esfuerzo de alivio de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y ubicación. Es posible que solicitemos su permiso por escrito para divulgar dicha información, sin embargo, si usted está incapacitado o no está disponible, usaremos nuestro criterio profesional para determinar si se debe hacer dicha divulgación .

Investigación: Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su información médica para la investigación de acuerdo con nuestras obligaciones legales, por ejemplo, cuando una junta de revisión institucional ha revisado la propuesta de investigación, establecido protocolos para asegurar la privacidad de su información de salud, y aprobó la investigación.

Como sea requerido o autorizado por ley: Podemos divulgar información sobre su salud cuando sea requerida o autorizada por ley a los siguientes tipos de entidades, incluyendo pero no limitado a:

• La Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), o una entidad regulada por la FDA, para
informar de un evento adverso o un potencial defecto relacionado con un medicamento o dispositivo
médico.
• La salud pública o autoridades legales (como los Servicios de Protección Infantil, Abogado de
derechos humanos/Consejo, Representante de la Salud Mental/Consejo) para:

- Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
- Informe de nacimientos y muertes;
- Informar de sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica;
- Informar de las reacciones a medicamentos o problemas con productos;
- Notificar a personas sobre el retiro de productos que puedan estar usando;
- Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo
de contraer o propagar una enfermedad o condición.

• Instituciones Correccionales
• Agentes de Compensación de Trabajadores
• Organizaciones de donación de tejidos y Órganos
• Autoridades de comando militar
• Los registros de datos de salud incluyendo registros de tumores y de trauma
• Directores de Funerarias , Médicos Forenses y Examinadores Médicos
• Seguridad Nacional e Inteligencia
• Servicios de Protección para el Presidente y Otros

Actividades de Vigilancia de Salud: Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley . Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

Demandas y Disputas: Nosotros podemos divulgar información médica acerca de usted en respuesta a una orden judicial o administrativa . También podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal, pero sólo si, se hubiese dado el aviso a usted o su abogado, de conformidad con la ley aplicable .

Aplicación de la ley: Podemos divulgar cierta información de salud a las autoridades policiales para hacer cumplir la ley, como por ejemplo :
• Conforme a la ley, incluyendo informes de ciertas heridas y lesiones físicas;
• Una orden judicial, citación, mandamiento judicial, citación o proceso similar;
• La necesidad de identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo o persona desaparecida;
• La necesidad de información sobre la víctima de un crimen, si, bajo ciertas circunstancias limitadas,
no podemos obtener el consentimiento de la persona;
• Una muerte que creemos puede ser el resultado de una conducta criminal;
• Análisis de la conducta criminal en la instalación;
• En circunstancias de emergencia para reportar un crimen, el lugar del delito o de las víctimas , o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.

Para evitar una amenaza seria a la salud o la seguridad: Podemos utilizar y divulgar información médica acerca de usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a la salud y seguridad del público, para usted, o para otra persona. Cualquier divulgación, sin embargo, sólo sería a alguien capaz de ayudar a prevenir la amenaza.

Menores: Si usted es un menor no emancipado bajo la ley de Virginia, puede haber circunstancias en las que damos a conocer información sobre su salud a un padre, tutor u otra persona que actúa en lugar de los padres , de acuerdo con nuestras responsabilidades legales.

Padres: Si usted es un padre de un menor no emancipado, y está actuando como representante personal del menor, podemos divulgar información médica sobre su hijo a usted bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, si estamos legalmente obligados a obtener su consentimiento como representante personal de su hijo para que su hijo reciba la atención de nuestra parte, podemos divulgar información médica acerca de su hijo(a) con usted. En algunas circunstancias, no podemos divulgar información de salud acerca de un menor no emancipado a usted. Por ejemplo, si su hijo está legalmente autorizado a dar su consentimiento para el tratamiento (sin consentimiento aparte de usted), consiente dicho tratamiento, y no pedimos que sea tratado como su representante personal, no podemos divulgar información médica sobre su hijo a usted, sin autorización escrita de su hijo.

Personas fallecidas. Después de su muerte, podemos divulgar información médica a un juez de instrucción o a un médico forense que sea necesario para llevar a cabo sus funciones y para los directores de funerarias según lo autorizado por la ley. Además, a raíz de su muerte, podemos divulgar información médica a un representante personal (por ejemplo, el albacea de sus bienes), a menos que haya expresado lo contrario, también podemos divulgar su información médica a un familiar u otra persona que actuó como representante personal o estuvo involucrado en su cuidado o el pago de atención médica antes de su muerte, si la información de salud es relevante a la participación de dicha persona en su cuidado o el pago para su cuidado. Tenemos la obligación de aplicar medidas de seguridad para proteger su información de salud durante 50 años después de su muerte.

Usos y divulgaciones incidentales. Hay ciertos usos accidentales o divulgaciones de su información que se producen mientras estamos proporcionándole servicio a usted o la realizando nuestro negocio. Por ejemplo, después de la cirugía la enfermera o el médico pueden necesitar usar su nombre para identificar a los miembros de la familia que pueden estar esperando por usted en una sala de espera. Otras personas que esperaban en la misma área pueden oír su nombre. Haremos todos los esfuerzos razonables para limitar estos usos y divulgaciones incidentales .

Intercambio de Información de la Salud. Participamos en uno o más intercambios de información electrónicos de salud, lo que nos permite intercambiar información sobre su salud con otros proveedores participantes (por ejemplo, los médicos y hospitales) y sus socios de negocios. Por ejemplo, podemos permitir que un médico que le esta proporcionando atención pueda acceder a nuestros registros con el fin de contar con información actualizada para tratarlo. En todos los casos, el proveedor solicitante debe comprobar que tienen o tubo una relación de tratamiento con usted, y si es requerido por la ley, vamos a pedirle al proveedor pedirle su consentimiento antes de acceder a su información de salud a través del intercambio de información de salud. La participación en un intercambio de información de salud también nos permite acceder a información sobre la salud de otros proveedores participantes y planes de salud para nuestras operaciones de atención de salud tratamiento, y pago. En el futuro, podemos permitir que otras partes, por ejemplo, los departamentos de salud pública, que participan en el intercambio de información sobre la salud, el acceso a su información de salud protegida para los usos limitados de acuerdo con las leyes federales y estatales de privacidad, como para llevar a cabo actividades de salud pública .

Sus derechos de información

Aunque su expediente médico es propiedad física del “Virginia Hospital Center Arlington Health System”, usted tiene los siguientes derechos sobre la información médica que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar información médica que tenemos sobre usted que puede ser utilizada para tomar decisiones sobre su atención. Por lo general, esto incluye los registros médicos y de facturación, pero no incluye las notas de psicoterapia. Si mantenemos la información electrónicamente y usted solicita una copia electrónica, le daremos la información a usted en la forma y formato que usted solicitó, asumiendo que es fácilmente producible. Si no podemos producir fácilmente el registro en la forma y formato que usted solicita, produciremos de otra forma electrónica legible si entramos de acuerdo. Podemos cobrar una tarifa basada en el costo de producción de copias, incluyendo el costo de recuperación, copia, envío por correo y el uso de materiales asociados con su petición. Podemos negar su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas . Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional de la salud autorizado, elegido por Virginia Hospital Center Arlington System Health, revisará su solicitud y la negación. La persona que realice la revisión no será la persona que negó su solicitud. Nosotros cumpliremos con el resultado de la revisión.

Derecho a modificar: Si usted siente que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que la corrijamos. Usted tiene el derecho de solicitar una enmienda mientras la información sea mantenida por o para el “Virginia Hospital Center Arlington Health System”. Usted debe proporcionar una razón de su solicitud. Podemos negar su solicitud de enmienda. Si esto ocurre, se le notificará por escrito la razón de la negativa y de su derecho a presentar una declaración (de duración razonable) en desacuerdo con la decisión, que se añadirá a su expediente.

Derecho a una Contabilidad de Divulgaciones: Usted tiene el derecho de solicitar una contabilidad de las divulgaciones de su información médica. Esta es una lista de las revelaciones que hemos hecho de la información sobre su salud. La lista no incluirá ciertas divulgaciones, como las realizadas para el tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud y otros tipos de información a divulgar, por ejemplo, como parte de un directorio de instalación o divulgaciones de conformidad con su autorización. Le daremos la contabilidad de forma gratuita, sin embargo, si usted solicita más de un informe en un período de 12 meses, podemos imponer una cuota razonable basada en el costo de cualquier solicitud posterior . Su solicitud debe indicar el período de tiempo en el que usted está interesado (por ejemplo, "a partir de mayo 1, 2003 a junio 1, 2003"). No seremos capaces de ofrecerle una contabilidad de las divulgaciones hechas antes del 14 de abril de 2003, o por un período de más de 6 años. Las solicitudes deben hacerse por escrito. Puede comunicarse con el Oficial de Privacidad para obtener un formulario para solicitar un informe de divulgaciones .

Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación en la información médica que usamos o divulgamos acerca de usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica o a personas involucradas en su cuidado o pago de su cuidado. No estamos obligados a aceptar su solicitud, con una excepción, se explica en el párrafo siguiente, pero nos permitirá saber si estamos de acuerdo con su petición.
Nosotros estamos obligados a aceptar su solicitud de que no divulguemos cierta información de salud a su plan de salud para operaciones de cuidado de salud de pago o si (1) usted paga de su propio bolsillo en su totalidad por todos los gastos relacionados con dicho servicio, ya sea en el momento del servicio o dentro de los plazos especificados por nuestras políticas escritas y (2) la revelación no es requerida por la ley. Esta restricción sólo se aplicará a los expedientes que se relacionan exclusivamente con el servicio para el que se haya pagado en su totalidad. Si después de haber recibido una autorización de usted con fecha posterior a la fecha de su solicitud de restricción que nos autoriza a divulgar todos sus registros a su plan de salud, vamos a suponer que usted ha retirado su solicitud de restricción.
Usted debe hacer una solicitud por separado para cada entidad cubierta de quien recibirá los servicios que intervienen en su solicitud de cualquier tipo de restricción, incluyendo a médicos y profesionales de la salud que se encuentran en la práctica privada y tener privilegios clínicos en el “Virginia Hospital Center”, hospital - grupos de médicos basados tales como anestesia, radiología, patología y medicina de emergencia. Comuníquese con el Oficial de Privacidad si tiene preguntas sobre qué proveedores estarán involucrados en su cuidado .

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en cierto lugar. Estaremos de acuerdo a la solicitud de la medida en que sea razonable para que lo hagamos. Por ejemplo, usted puede pedir que usemos una dirección alternativa para la facturación.

Observe en el caso de incumplimiento. Usted tiene el derecho a recibir una notificación de un acceso, adquisición, uso o divulgación de su información médica que no está permitido por la ley HIPAA, si dicho acceso, adquisición, uso o divulgación no compromete la seguridad o la privacidad de su información de salud protegida (nos referimos a esto como una violación). Vamos a proporcionar tal aviso y sin demora injustificada, pero en ningún caso más tarde de 60 días después de descubrir la infracción.

Derecho a una copia impresa de este aviso: Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted puede pedirnos que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si usted ha aceptado recibir este aviso electrónicamente, usted todavía tiene derecho a la copia en papel de este aviso.

Usted puede tener una copia de este aviso en nuestro sitio web: www.virginiahospitalcenter.com

Para ejercer cualquiera de sus derechos, favor de recabe los formularios necesarias del Funcionario de Privacidad y presentar su solicitud por escrito.

CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer el aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Pondremos una copia del aviso actual en nuestro sitio web www.virginiahospitalcenter.com . La fecha a efectuarse estará en la primera página del aviso. Además, cada vez que se registre o sea admitido para tratamiento o servicios de atención médica como paciente interno o externo, le ofreceremos una copia del aviso actual en vigencia .

QUEJAS

Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja ante el Oficial de Privacidad del“Virginia Hospital Center Arlington Health System” (la información de contacto aparece en la página 1 de este Aviso), o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. Todas las quejas al “Virginia Hospital Center Arlington System Health” deben ser presentadas por escrito.

Usted no será penalizado por presentar una queja.

USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN.
Hay muchos usos y divulgaciones que haremos sólo con su autorización por escrito. Estos incluyen:
Usos y divulgaciones no descritos aquí. Obtendremos su autorización para usos y divulgaciones de su información de salud que no se describen en la convocatoria anterior.

Nota de Psicoterapia. Estas son las notas hechas por un profesional de salud mental que documenta conversaciones durante las sesiones de asesoramiento privado o en la terapia conjunta o grupo. Muchos uso o divulgaciones de notas de psicoterapia requieren de su autorización.

Mercadeo. No vamos a utilizar o divulgar su información médica protegida para fines de mercadeo sin su autorización. Por otra parte, si vamos a recibir remuneración financiera de un tercero en relación con la comercialización, le diremos eso en el formulario de autorización.

Ventas. No venderemos su información médica protegida a terceros sin su autorización. Dicha autorización indicará que vamos a recibir una remuneración en la transacción.

Si usted proporciona la autorización para la divulgación de su información médica, usted puede revocar en cualquier momento mediante una notificación de acuerdo con nuestra política de autorización y las instrucciones en el formulario de autorización. Su revocación no será efectiva para usos y divulgaciones hechas en relación con su autorización previa.

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